[CONSEILS] Aménagement des espaces tertiaires : Quelle stratégie immobilière et spatiale pour demain ?
Rien ne sera plus comme avant. La crise du Covid-19 a bouleversé notre vie professionnelle. Ainsi, il va falloir apprendre à vivre avec, tout en reprenant le travail et en relançant l’activité. On en a tous conscience. Les entreprises commencent à repenser l’organisation du travail et l’aménagement des bureaux, en envisageant sérieusement le télétravail à grande échelle, pour assurer la santé, la sécurité et le bien-être de tous leurs collaborateurs. Puis un élément non négligeable s’ajoute à l’équation ; savoir ajuster avec intelligence ses m² selon l’occupation réelle des postes de travail, sachant que le télétravail va continuer d’augmenter considérablement.
Maintien du télétravail, réorganisation d’espace, mobilier adapté, application des gestes barrières… qu’est ce qui va changer ?
Le cadre spatio-temporel de l’entreprise est en train d’éclater, est-ce la fin de l’unité de lieu et l’unité de temps ? Les entreprises doivent s’adapter aux nouvelles règles sanitaires pour reprendre leurs activités sans exposer la santé de leurs employés. En ce sens,Elles font face à une multitude de questions en ce début du déconfinement qui les plongent dans une réévaluation de leur priorités et capacités financières. Si l’entreprise veut économiser de l’argent, elle doit miser sur le télétravail, qui implique une réduction de l’espace immobilier à moyen terme avec à la clé, des réductions de coûts de structure considérable.
Le télétravail conduit à repenser les espaces et ajuster les besoins en surface à l’activité réelle de l’entreprise. Cela implique moins de personnes simultanément dans l’entreprise donc moins de m², mais aussi le besoin de nouveaux espaces pour le travail collaboratif, adaptés à la visio-conférence, aux travailleurs nomades internes et externes ou à l’isolement (des espaces individuels ou par petits groupes dans des plus grandes salles afin de respecter la distanciation physique exigée).
L’aménagement des espaces
Les espaces ont été revus et la capacité des bureaux s’est retrouvée réduite afin de respecter le protocole sanitaire. La nouvelle réglementation suggère que l’espace classique de 1 personne par 6,5 m² évolue à environ 1 personne par tranche de 9-10 m². Cela soulève la question utopique : “faut-il que je loue des m² supplémentaires pour m’agrandir l’espace et accueillir plus d’employés ?”. Cela s’avère néanmoins difficile à l’heure où toutes les entreprises ont vu leur CA et activités plonger dans le rouge en 2 mois. Ou des géants internationaux se déclare en faillite. Le temps est à la survie et aux économies.
Les questions que toute entreprise se pose en ce moment sont “quel est l’effectif que je peux accueillir dans mes locaux selon les contraintes des nouvelles règles sanitaires ?” et “quels modes de travail allons-nous pouvoir mettre en œuvre pour pouvoir produire comme avant ?”
Aujourd’hui nous aidons nous nos clients à répondre à ces 2 questions. D’abord en calculant d’une façon factuelle et précise les m² nécessaires par rapport au nombre de postes et mobilier implanté ; cela prend en compte la distanciation physique, le mobilier à disposition, le flux de passage autour d’une personne et d’un périmètre ainsi que le flux réel des équipes sur les lieux qu’il soit permanent, de passage ou à distance. Puis en proposant une transformation à moindre frais des aménagements actuels en “Flex Oz”, peu coûteux, se basant sur les différents modes de travail qui seront dorénavant mis en œuvre au sein de l’entreprise.
Quelle alternative à l’open space ?
À l’heure de la nécessaire distanciation sociale et de la fin du confinement, le retour au bureau est marqué par un rejet de l’open space “vieille formule”. Si à première vue l’idée de travailler en bureaux ouverts est plus séduisante que dans un espace réduit et fermé de 4 m², il semblerait que le succès de ces aménagements ait fait de nombreux déçus qui ne rêvent que d’intimité, de calme et de concentration. Dans un open-space, notre cerveau serait interrompu toutes les 11 minutes, et il lui faut 23 minutes pour se recentrer sur sa tâche. Cela s’avère difficile dans un espace sans cloisons.
De 25 m²2 en moyenne par poste de travail dans les années 1970 on est passé à 10m2 aujourd’hui à production égale. Ce gain de surface induit par les nouveaux modèles d’aménagement des bureaux n’est sans doute pas étranger à l’évolution du travail. Si les entreprises recourent à ce type d’agencement, c’est qu’il permet une meilleure communication interne tout en bénéficiant d’un avantage économique. Moins de cloisons égale moins d’espace perdu et aussi une réduction considérable des coûts d’aménagement. Mais pour respecter les gestes barrières et la distanciation physique, les projets de décloisonnement des bureaux paraissent, dans ce contexte, compromis.
On entre dans une période d’un paradoxe immobilier sans précédent. Quels objectifs pour l’entreprise ?
L’open space est souvent décrié et présenté comme une source de stress, mais si on l’abandonne, où allons-nous ? Si l’on a la possibilité d’adapter et faire évoluer cet espace ouvert à tous, pourquoi l’abandonner ? Il existe aujourd’hui beaucoup de solutions qui permettent une flexibilité dans l’aménagement de ces espaces afin de lier intimité, productivité, sociabilisation tout en tenant compte de la sécurité sanitaire indispensable à tous et son évolution. Ces solutions vont de la pose de cloisonnettes semi fermés à des panneaux d’isolation acoustique et de protection entre les postes de travail.
Le réaménagement de postes selon les nouveaux critères d’espace en m² et la présence réelle des effectifs au quotidien
Tendance majeure, le flex-desk. Ce mode de travail permet une occupation des postes en fonction des plannings de chacun. En dehors des équipes dirigeantes et administratives, les employés n’ont pas un poste de travail attitré au quotidien. On vante beaucoup ses mérites et cette solution ira de pair avec une hausse du télétravail. Cette organisation nomade peut néanmoins favoriser l’isolement des collaborateurs dès lors qu’elle est mal pensée et mal organisée
Il n’existe pas de solution idéale, mais pour la cohésion, le bien être des équipes et la survie financière des entreprises, nous devons tous comprendre que l’ajustement ne se fait pas uniquement dans nos espaces mais également dans nos têtes. C’est dans l’ombre de cette crise qu’il faut trouver la dimension de l’humanité à échelle individuelle.