[EXPERTISE] Flex-Office et Télétravail

Dans le monde d’après qui se profile, le télétravail devient un standard de vie pour une grande majorité des salariés des pays industrialisés.

Alors qu’il était impensable il y a encore 3 ans, le Télétravail de 2 à 3 jours par semaine devient la norme. Cela représente quand même 40 à 60% du temps de travail d’un salarié.

40 à 60% du temps où un poste de travail sera inutilisé, ainsi qu’une partie de tous les services qui lui sont associés comme l’imprimante multifonction, l’espace détente, les boxes et salles de réunion, etc…

En 2021, le cout moyen annuel de location du m² de bureaux est de 300 à 450 €HT (hors charges locatives et privatives). A raison de 15m² par poste, le cout moyen d’inutilisation annuel d’un poste serait de 1800 €HT à 2700 €HT pour 2 jours et de 2700€HT à 4050 €HT pour 3 jours de télétravail.

Rapporté à l’effectif de leur entreprise, dirigeants et managers doivent aujourd’hui se poser les bonnes questions :

• Devons-nous libérer des m², en sous-louer ? Déménager ?
• Comment anticiper la croissance ou la reprise ?  Et les prévisions d’augmentation des effectifs ? .
• Comment inciter les collaborateurs en télétravail à revenir travailler sur site ?
• Quelles économies possibles ?
• Quelle organisation spatiale ?

Comme réponse à ces questions, beaucoup d’entreprises ont décidé de mettre en place le “Flex Office” en prenant uniquement comme modèle le design “Fun” des aménagements des GAFA mais en oubliant l’organisation du travail qui l’accompagne.

Pourquoi pas ? Mais n’y a-t-il pas une différence significative entre les produits, la culture d’entreprise et les business modèles des GAFA avec ceux d’un assureur, d’un banquier, d’un industriel ou d’une PME française ?

Le Flex Office n’est pas de “l’Hotelling” où il n’y a plus de place attribuée nominativement et où chacun doit réserver à l’avance sa venue.

Le Flex Office ne se résume pas non plus à installer des baby-foot, des espaces de ‘brainstorming’, de micro-sieste, de points boisson, des cabines d’isolement, ou des salons “bilates” …, le tout dans des univers colorés avec du mobilier ‘design’ ou “comme à la maison”.

Il ne faut pas se tromper en oubliant les principes fondamentaux. L’Entreprise n’est pas un espace ‘Open Bar’ ou un terrain de jeux où chacun vient quand bon lui semble pour travailler où il veut. Le monde du travail n’est pas celui des Bisounours. Et le Flex Office n’est pas obligatoirement la réponse au Télétravail.

Le Flex Office, comme nous l’avons implémenté chez Cisco, Renault, Bouygues Télécom ou l’OCDE, a d’abord pour fondation le respect des territoires des Directions. C’est une condition importante pour la cohésion sociale. Puis les  espaces et le nombre de postes de travail sont dimensionnés selon l’activité réelle et non sur les effectifs. Il n’y a plus 1 poste par personne. Il n’y a plus de bureau attribué nominativement. Chaque direction choisi le taux de partage de ses postes de travail selon ses modes de travail et l’utilisation réelle de ses bureaux . Cela peut être 1 poste pour 3 personnes … comme 1 pour 1.

Prenons un exemple : une direction comptable, qui est en moyenne plus sédentaire qu’une direction commerciale, pourra choisir de partager selon un taux de 20%, soit 8 postes de travail pour 10 utilisateurs. D’un autre côté, les commerciaux qui sont à l’extérieur 4 jours et demi sur 5, choisiront de partager à un taux de 60% soit 4 postes pour 10 collaborateurs.

Les surfaces économisées peuvent être libérées, sous-louées, il faudra cependant en garder pour créer les espaces nécessaires aux nouveaux modes de travail. De nouveaux lieux pour le travail en mode collaboratif, pour s’isoler, pour échanger et “brainstormer” informellement, pour se détendre tout en participant à la vie de l’entreprise…

La mise en place du Flex est un vrai projet d’équipe qui doit être mené de manière participative avec les salariés. Il ne faut pas faire tout et n’importe quoi en copiant les autres et en pensant que cela “va marcher”. Il faut avant tout respecter les territoires des équipes et les relations de proximité. Puis que chaque entité définisse son nombre de postes nécessaires. Enfin organiser l’utilisation des espaces afin que tout le monde ne soit pas présent les mêmes jours au bureau. Cela est d’autant plus important avec le composant “Télétravail.

Bien sûr, le Design ne doit pas être négligé. Mais il doit s’inscrire dans la culture de l’entreprise afin de la valoriser tout en offrant des espaces plaisants, confortables et ergonomiques.

Le Design est très important car chaque collaborateur doit se sentir bien, apprécier et être fier de son lieu de travail. N’oublions pas que le “bien-être” est une préoccupation importante pour 79% des personnes. (étude McKinsey 2021). Il est donc pertinent aujourd’hui d’élaborer les espaces en mode “participatif”.

C’est grâce à ces fondamentaux que le Flex Office est aujourd’hui une solution pour toute entreprise qui a besoin de repenser l’utilisation de ses espaces et qui a besoin d’une organisation spatiale évolutive rapidement.