Conseils d’aménagement de salle de réunion : créer un espace de collaboration
La salle de réunion est un espace stratégique pour toute entreprise. Vous organisez vos réunions internes, accueillez vos clients, prenez des décisions stratégiques… Un aménagement bien pensé garantit le bon déroulement de ces échanges et en assure leur efficacité. Expert en aménagements d’espaces professionnels, OZ CONSULTING vous délivre ses 10 conseils pour réussir l’aménagement de votre salle de réunion.
1- Maîtriser les fondamentaux de l’aménagement d’une salle de réunion
Avant tout, comprendre les activités prévues dans chaque salle s’impose pour répondre aux besoins de votre entreprise. Vous devez définir l’objectif de la salle de réunion. S’agit-il de réunions formelles, de sessions de brainstorming, de présentations clients ou encore d’une salle polyvalente ?
Ensuite, évaluez le nombre de participants habituels selon vos besoins. Vous devez planifier suffisamment d’espace pour assurer le confort de chaque participant et faciliter la circulation.
Vous pourrez ainsi choisir le mobilier et les équipements nécessaires à l’aménagement de votre salle de réunion. Pensez enfin à l’ambiance et à la décoration de votre espace pour y imprégner votre identité de marque.
2- Déterminer la capacité d’accueil de votre salle de réunion
La superficie d’une salle de réunion dépend souvent de la taille de l’entreprise. Ainsi, pour les petites entreprises, un espace de réunion pouvant accueillir 5 à 10 personnes s’avère généralement suffisante. Les grandes entreprises disposent de plusieurs salles de réunion de dimensions différentes.
A savoir qu’il est conseillé de prévoir environ 1 mètre carré par personne pour les réunions formelles. Vous pouvez diminuer à 0,5 mètre carré par personne pour les salles accueillant vos réunions collaboratives. Définissez l’usage de votre salle de réunion afin de déterminer l’espace nécessaire pour pouvoir l’animer efficacement.
3- Configurer efficacement votre salle de réunion
La configuration des salles de réunion varie selon l’usage de ces espaces de réunion. Elle influence, en effet, la façon d’animer une réunion. Quoi qu’il en soit, l’agencement d’une salle de réunion doit encourager la collaboration et la communication. Chaque participant doit se sentir à l’aise pour contribuer pleinement aux échanges.
L’aménagement sous forme de salle de conférence est adapté pour les réunions impliquant un orateur qui s’exprime debout, des sessions de vidéoconférence ou encore de brainstorming.
Les configurations en forme de U favorisent une meilleure interaction entre les participants. Cette disposition est appréciée pour les réunions nécessitant une communication intense et une collaboration étroite.
Pensez également à des espaces pour des réunions informelles. Il permet aux collaborateurs d’avoir un lieu pour des échanges improvisés et collaboratifs. Vous pouvez l’aménager au sein de votre open space, de manière complètement décloisonnée.
4- Encourager l’échange avec une salle de réunion agréable et confortable
Une salle de réunion agréable et confortable favorise la participation et la productivité des collaborateurs. Le choix du mobilier et de la décoration contribue à créer une ambiance propice à la concentration et à la créativité.
Pensez également à prévoir des rangements pour organiser vos documents et matériels de présentation.
Enfin, un éclairage adéquat permet de créer une atmosphère confortable et stimulante. Privilégiez la lumière naturelle autant que possible. Vous compléterez avec un éclairage artificiel doux et bien réparti pour éviter les reflets et les zones d’ombre.
Réalisation Oz Consulting – Une salle de réunion en une salle de conseil
5- Soigner l’acoustique de la salle de réunion
Une salle de réunion est souvent le lieu d’échanges stratégiques et confidentiels. Vous devez garantir la bonne insonorisation de cette pièce. Vous pouvez opter pour des solutions acoustiques afin de réduire les nuisances sonores et améliorer la clarté des discussions.
6- Équiper votre salle de réunion d’outils multimédia high tech
Les outils multimédias modernes sont aujourd’hui indispensables pour faciliter les présentations et les échanges lors des réunions. Investissez dans des équipements tels que des écrans interactifs, des vidéoprojecteurs, des tableaux blancs numériques et des systèmes de visioconférence. Ils permettent de partager des informations de manière efficace et interactive.
Veillez à choisir des équipements fiables et intuitifs pour faciliter leur utilisation en séance.
7- Aménager votre salle de réunion avec du mobilier confortable et modulable
Le choix du mobilier est essentiel pour créer un environnement de travail confortable et fonctionnel. Optez pour des sièges ergonomiques pour assurer une posture convenable tout du long de la réunion. En adoptant du mobilier flexible, vous pourrez modifier rapidement la configuration de la salle en fonction du type de réunion et du nombre de participants. Pour une salle de direction, vous pouvez vous orienter vers une grande table de réunion en matériaux nobles.
8- Soigner l’ambiance globale de la salle de réunion
L’ambiance générale de la salle de réunion impacte significativement la qualité des échanges. La décoration, les matériaux, les plantes et les éléments décoratifs contribuent à créer une atmosphère accueillante et stimulante.
Nous conseillons de privilégier des éléments apaisants et inspirants qui favorisent la concentration et la créativité des participants. Pensez également à décorer votre salle de réunion en cohérence avec votre image. Cet espace accueille vos clients et partenaires. Il doit refléter votre identité de marque.
9- Choisir les bonnes couleurs pour aménager votre salle de réunion
Le choix des couleurs est une question qui revient souvent dans l’aménagement de salle de réunion. En effet, les couleurs ont un impact significatif sur l’ambiance et l’implication des participants. Optez pour des teintes neutres et apaisantes pour les murs et les mobiliers et ajoutez des touches de couleur pour dynamiser l’espace. Les couleurs chaudes et stimulantes favorisent la créativité et l’enthousiasme.
De manière générale, nous recommandons de choisir une ou deux couleurs dominantes maximum. Elles peuvent être complétées avec des touches colorées d’une à deux couleurs supplémentaires. Les couleurs dominantes doivent correspondre à votre identité visuelle et être en harmonie avec l’ensemble de vos locaux.
Réalisation Oz Consulting – Salle de réunion dans un cabinet d’avocats
10- Faire de sa salle de réunion son showroom
La salle de réunion peut, par ailleurs, servir de vitrine pour mettre en valeur votre expertise et vos produits. Vous pouvez exposer des échantillons de produits ou des réalisations pour illustrer vos compétences. Vous pouvez également afficher sous forme de tableau vos dernières réalisations.
OZ Consulting, le partenaire de vos aménagements d’espaces de travail
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